Внедрение СЭД: как сделать проект успешным?

Понимание организации и ее среды. Управление документацией, информацией, различного рода данными и записями, является одним из сложных процессов в работе организации. Электронные системы документооборота дают возможность автоматизировать этот процесс. Автоматизация процесса документооборота помогает организации значительно повысить скорость работы, сократить потери, связанные с информационным обменом, и повысить качество системы управления в целом. Преимущества системы электронного документооборота Сотрудники любой организации вынуждены тратить большое количество времени на поиск и обработку необходимых документов и информации. Как правило, объем такой информации с каждым днем только увеличивается. Ручной поиск и обработка документов становится источником многих проблем в организации. Применение системы электронного документооборота оказывает значительное влияние на качество работы.

Искусственный интеллект для бизнеса. Чего ожидать и как учесть в стратегии предприятия?

В рамках проекта было сформировано несколько главных задач: Кроме основных задач необходимо было облегчить процесс поиска документов. Поиск необходимого документа занимал достаточно много времени, это приводило к несвоевременному решению деловых задач.

проект внедрения системы электронного документооборота (СЭД) УРФУ. .. (автоматизация бизнес-процессов), GroupWare (системы организации.

Восемь способов сделать внедрение СЭД успешным По крайней мере гораздо сложнее убедить руководство в необходимости еще раз потратить деньги на СЭД. В этой ситуации необходимо тщательно готовить аргументы, анализировать критические факторы успеха проекта, разработать грамотный тактический план внедрения и скрупулезно его выполнять. Я объяснял руководству, что документооборот — это не просто новая программа, а отражение ментальности компании, способ, которым она ведет дела.

Мы предлагали не просто заменить одну программу другой, а изменить схему документооборота: Предлагали поставить на контроль исполнение решений, принятых на пленарках, выполнение протоколов совещаний, чтобы у руководства появилась возможность контролировать процессы делопроизводства. Если до начала проекта в электронный документооборот было вовлечено пятьсот человек, то по его окончании число вовлеченных должно было вырасти почти до трех тысяч.

Что необходимо для успеха проекта внедрения СЭД? Участники круглого стола Елизавета Лобова, заместитель директора Центра компетенции электронного документооборота группы компаний"МегаФон". Рон Льюин, управляющий директор"ТерраЛинк", член совета директоров Американской торговой палаты. Евгений Стаханов, начальник отдела продаж корпоративных решений компании"ТерраЛинк".

Амир Давлетбаев, специалист по технологиям, . Павел Тараканов, директор по консалтингу,"ТерраЛинк".

Выявление бизнес процессов, протекающих в компаниях, часть данного холдинга, проводится ИТ-аудит, а также составляется план . внедрения СЭД (пусть, в большинстве своем, пилотные) в России уже есть.

Для начала заказчику необходимо сформировать техническое задание, исходя из которого нужно будет вести работу по реализации такой системы. Как правило, заказчики начинают понимать, зачем нужна данная система в организации, после того, как им приходится столкнуться со следующими сложностями: Таким образом, внедрение системы электронного документооборота на предприятии поможет облегчить работу с информацией. Сотрудники отдела документационного обеспечения управления прекрасно знают обо всех сложностях, с которыми им приходится сталкиваться при перемещении документации.

Будет неплохо, если руководство предприятия попросит работников данной службы проранжировать все сложности по определенным критериям. Также нужно уточнить следующую информацию: Зачем нужен электронный документооборот? В чем видится экономический эффект от внедрения СЭД? Какую выгоду смогут извлечь сотрудники предприятия?

Как мотивировать сотрудников на введение системы? Какие документы можно будет обрабатывать с помощью СЭД? Какое количество документов придется переводить в электронный формат? Каким будет тираж данных материалов?

Эффективное внедрение СЭД

Имея многолетний опыт работы в проектах внедрения различных систем автоматизации и документооборота, в частности , я часто сталкиваюсь с тем, что неготовность компании к проекту внедрения на самом начальном этапе влечет за собой существенные сложности его реализации. Хотел бы поделиться своими наблюдениями и дать несколько рекомендаций тем, кто планирует заниматься внедрением систем документооборота. Я бы мог дать ряд рекомендаций и компаниям-интеграторам, но сегодня сделаю акцент на другом:

Самое подходящее время для внедрения системы электронного При подготовке к внедрению системы электронного документооборота нужно неприменима к уникальным бизнес-схемам предприятия.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот. Функции и эффективность ЭДО Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими: Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно.

Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат: Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании: Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО. Требования к системам электронного документооборота Система электронного документооборота СЭД — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость.

Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам: СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.

Преимущества перехода на систему электронного документооборота (СЭД)

Система документооборота дает организации ощутимые конкурентные преимущества: Чтобы система выполняла поставленные задачи, заказчику необходимо понимать, что помимо внедрения нужен пересмотр и оптимизация бизнес процессов, связанных с документооборотом. Комплексное внедрение электронного документооборота дает результат, ощутимый не только руководству, но и всем сотрудникам компании, так как позволяет облегчить выполнение ежедневных рутинных операций и облегчить взаимодействие.

Для решения этих вопросов ИТ-компании помимо программного продукта предлагают и услуги по его внедрению. Грамотные специалисты при этом говорят об организации проекта внедрения - утверждении устава проекта, выделении этапов работ, контроле их выполнения, управлении рисками и т. Компания МайТэк гарантирует высокий уровень качества выполнения проектов за счет использования отработанной технологии внедрения электронного документооборота, содержащей элементы современных стандартов в области управления проектами.

Руководству нужно было, чтобы бизнес-процессы шли без задержек на стадии согласовании Как руководство оценивает проект внедрения СЭД .

Одним из ключевых факторов успеха проекта признается согласованное двухстороннее управление проектом — планирование, координация, контроль и оценка выполняемых работ. Детальный план выполнения работ формируется руководителями проекта от обеих сторон совместно. Ведение проекта Успешная реализация проекта обеспечивается соблюдением следующих принципов: Гибкое планирование работ, ресурсов и затрат.

Экономический эффект При создании Технико-экономического обоснования внедрения СЭД в Департаменте, были произведены расчеты количественной оценки эффективности работы системы в разрезе времени, затрачиваемого на поиск необходимых документов в процессе осуществления сотрудниками своей деятельности, а также эффекта повышения производительности труда. При проведении исследований эффективности от внедрения СЭД в Департаменте, в качестве качественных эффектов были определены следующие: Обследование организации Детальное или информационное обследование представляет собой деятельность, направленную на сбор информации и данных о проекте внедрения СЭД, исследование существующих правил и способов работы с документами, выявление функциональных требований к СЭД, а также консолидацию полученных сведений и разработку модели системы с целью постановки задач проектирования и настройки СЭД, для этого необходимо:

Система электронного документооборота (СЭД)

Недостаточная подготовка регламентов работы с СЭД и низкий уровень обучения сотрудников также могут помешать эффективному внедрению. Согласно отчету , в настоящее время в мире насчитывается более 70 млн. В то же время, применение систем документооборота сопряжено с рядом трудностей как организационного, так и технического характера. Первые связаны с человеческим фактором — недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их технических знаний, иногда ошибочным или неполным определением клиентом задач при внедрении решения.

Для успешного внедрения СЭД на предприятии необходимо избегать в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании. документационного обеспечения предприятия, плана внедрения СЭД.

Автоматизация управления проектами Как внедрить СЭД? Это надежный продукт с удобным интерфейсом и понятными бизнес-процессами для всех сотрудников предприятия, независимо от должности и уровня подготовки. Мы завершили более проектов, среди которых 35 для крупных корпоративных клиентов со сложной системой документооборота. Наши специалисты разработают и воплотят индивидуальный план внедрения СЭД для вашей компании или помогут вам пройти отдельные этапы автоматизации.

Узнать стоимость внедрения Преимущества системы электронного документооборота Быстро и надежно Обменивайтесь электронными документами с коллегами и другими компаниями. Благодаря электронным подписям даже юридические документы будут в полной безопасности, а удобные фильтры помогут найти нужную бумагу в несколько кликов. Полный порядок Оставьте в прошлом потери документов и простой важных задач.

Благодаря организации хранения документов и бизнец-процессам у всех бумаг будет место, а у каждого сотрудника — план действий в любой рабочей ситуации. Управление с комфортом Управляйте загрузкой сотрудников, проверяйте эффективность работы, следите за выполнением поручений. Никаких ошибок Исключите человеческий фактор. Автоматизация позволяет избежать множества ошибок в документах, которые дорого обойдутся компании.

Система электронного документооборота

СГК ведет обустройство нефтегазоконденсатных месторождений, строительство и капитальный ремонт трубопроводов, автомобильных дорог. Цели проекта Повысить операционную эффективность компании за счет улучшения процессов документооборота. Сократить время согласования документов за счет упрощения процедуры. Сократить объем бумажных носителей в документообороте компании и дочерних обществ.

Расчет основных показателей эффективности при внедрении СЭД и и выводы Внедрение информационной системы инвестиционный проект, подход по внедрению KPI, оптимизации бизнес процессов и структуры компании.

Задача для оптимизации находимости данных: На 1 января года совокупная потенциальная аудитория обоих телеканалов насчитывала, с учетом эфирного, кабельного и спутникового вещания, более 50 человек в 2 населенных пунктах на территории России и стран СНГ. Ситуация до внедрения, задачи: Активные темпы развития и широкая филиальная сеть подразумевают хорошо налаженную систему взаимодействия между сотрудниками.

Отсутствует единый электронный архив документов, данные хранятся на локальных дисках, в связи с чем возникают сложности с организацией общего доступа, надежности, конфиденциальности и быстрого поиска документов. Сроки проекта Проект внедрения стартовал в январе г.

Автоматизация документооборота на предприятии: простой пошаговый план

В последние два года таким программным обеспечением заинтересовались также малые и средние компании. Системы стали функциональнее и проще в использовании. Появились возможности потокового ввода данных. Комплект, состоящий из современного промышленного сканера и набора ПО, позволяет за несколько минут распознать бумажный документ, преобразовать его в электронный, проиндексировать по ключевым словам и классифицировать.

амое подходящее время для внедрения системы электронного документооборота Вам нужно задуматься об автоматизации документооборота на предприятии, если документы долго рассматриваются сотрудниками из-за чего могут срываться сделки или теряются внутри компании это касается как файлов, так и бумажных копий.

Сервис Бизнес.Ру предназначен для розничной и оптовой При внедрении СЭД документов в организации меньше не станет, но вот.

Контакты — это система управления деятельностью компании и электронным документооборотом Полный комплект инструментов для организации работы компании: Рассмотрим особенности наиболее распространенных вариантов внедрения СЭД. Максимальное внедрение При данном подходе основную работу по внедрению проводит исполнитель. При этом до начала работ составляется подробный план, в соответствии с которым выполняются все последующие мероприятия.

Также изначально определяются требования к конечному результату. Такой способ можно назвать традиционным, и подходит он для компаний с такими бизнес-процессами, в которых участвует большое количество пользователей, допускающие незначительные модификации в процессе внедрения. Итерационное внедрение Как и при максимальном внедрении, данный вариант также подразумевает основное участие исполнителя.

Отличие состоит в том, что при таком подходе процесс внедрения осуществляется итерациями, то есть законченными циклами.

Презентация: Документационное обеспечение бизнес-процессов

Очень часто с ростом компании, в условиях сложной организационной структуры и наличия территориально-распределенной сети филиалов и подразделений, существенно осложняется процесс ДОУ: Логичным шагом в таких условиях является автоматизация ДОУ. Компания предлагает услуги и комплексные решения в области создания автоматизированных систем документооборота для различных целей и разных категорий пользователей: Основными целями результатами внедрения систем корпоративного документооборота являются: Мы будем рады помочь Вам в решении Ваших задач.

По любым возникающим вопросам и за дополнительной информацией, пожалуйста, обращайтесь.

реализовала для Минэкономразвития систему электронного документооборота (СЭДО). Задачи, стоявшие при внедрении системы документооборота, Появились средства моделирования и автоматизации бизнес-процессов, Ближайшие планы развития СЭДО предусматривают адаптацию.

Описание 1 Ситуация в компании до старта проекта, предпосылки для внедрения. Ранее в компании документооборот осуществлялся в традициях бумажного делопроизводства. Электронные образцы документов хранились на сетевых папках и на локальных компьютерах. Процессы по документам согласование, рассмотрение и другие осуществлялись по электронной почте и фиксировались на бумажных носителях листах согласования, резолюциях, служебных записках.

Данный метод ведения документооборота не давал возможности иметь централизованное электронное хранилище документов, поиск документов по реквизитам. Часто документ был только у сотрудника, создавшего этот документ, шаблоны документов не были стандартизированы в компании. Документы, находящиеся на исполнении и согласовании, могли забыться и потеряться.

1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ. ВНЕДРЕНИЕ СВОИМИ СИЛАМИ (Борис Чистяков)